(한국교육과정평가원) 행정업무운영규정[시행 2017.12.29.] [한국교육과정평가원규정 , 2017.12.29., 일부개정]한국교육과정평가원

(한국교육과정평가원) 행정업무운영규정
[시행 2017.12.29.] [한국교육과정평가원규정 , 2017.12.29., 일부개정]
한국교육과정평가원

       제1장 총칙

 제1조(목적) 이 규정은 한국교육과정평가원(이하 "평가원"이라 한다)의 행정업무 운영에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

 제2조(적용범위) ① 평가원의 문서작성 요령 및 처리절차에 관하여 다른 원규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

② 이 규정에서 정하지 않은 문서작성 요령 및 처리절차에 관한 사항은 행정자치부령의 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 및 관련 시행규칙에 따른다.

③ 문서의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용에 관한 사항은 「기록관 운영에 관한 규정」에서 정한 바에 따른다.

 제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "문서"란 평가원에서 업무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 접수한 모든 문서를 말한다.

2. "전자문서"란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신·수신 또는 저장된 문서를 말한다.

3. "문서부서"란 평가원 내의 문서를 분류·배부·보존하는 업무를 수행하거나 수신·발신하는 업무를 지원하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 부서를 말한다.

4. "처리부서"란 업무 처리를 주관하는 부서를 말한다.

5. "서명"이란 기안자·검토자·협조자·결재권자[제14조에 따라 결재, 위임전결 또는 대결(代決)하는 자를 말한다. 이하 같다] 또는 발신명의인이 문서(전자문서는 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

6. "전자이미지서명"이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

7. "전자문자서명"이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

8. "전자이미지직인"이란 직인의 인영(印影)을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.

9. "전자문서시스템"이란 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

10. "업무전산화시스템"이란 평가원이 업무 관련 정보를 생산·수집·가공·저장·검색·제공·송신·수신하고 활용할 수 있도록 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스 등을 통합한 각종 시스템을 말한다.

11. "정보통신망"이란 「전기통신사업법」 제2조제2호에 따른 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

 제4조(문서의 종류) 평가원 문서의 종류는 다음 각 호의 구분에 따른다.

1. 원규문서: 평가원에서 제·개정하는 규정·규칙·지침 등에 관한 문서

2. 지시문서: 평가원이 부서 또는 실(부)이나 직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서

3. 공고문서: 고시·공고 등 평가원이 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서

4. 비치문서: 평가원이 일정한 사항을 기록하여 평가원 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서

5. 민원문서: 민원인이 평가원에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서

6. 일반문서: 제1호부터 제5호까지의 문서에 속하지 아니하는 모든 문서

       제1절 문서의 작성 및 처리

       제2장 문서 관리 등 행정업무의 처리

 제5조(문서의 전자적 처리) 원장은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 처리절차를 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리하도록 하여야 한다.

 제6조(문서의 성립 및 효력 발생) ① 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명 및 전자문자서명을 포함한다. 이하 같다)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 효력을 발생한다.

③ 제2항에도 불구하고 공고문서는 그 문서에서 효력발생 시기를 구체적으로 밝히고 있지 않으면 그 고시 또는 공고 등이 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생한다.

 제7조(문서 작성의 일반원칙) ① 문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.

② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.

④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.

⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.

⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.

⑦ 문서(이하 "문서"라 한다)의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ⓛ, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

 제8조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 그러하지 아니하다.

② 제1항에 따른 기안문은 [별지 1]서식이나 [별지 2]서식에 따라 작성하되, [별지 2]서식은 보고서, 계획서, 검토서 등 발신할 필요가 없는 내부결재문서에만 사용한다. 다만, 전자문서시스템에 관계 서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.

③ 둘 이상의 부서장의 결재가 필요한 문서는 그 문서 처리를 주관하는 부서에서 기안하여야 한다.

 제9조(기안문의 구성) ① 제8조제2항에 따라 기안문을 [별지 1]서식으로 작성하는 경우 기안문은 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

② 두문은 평가원명과 수신란으로 구성하되, 다음 각 호의 구분에 따라 표시한다.

1. 평가원명의 여백에는 평가원의 로고·상징·마크·홍보문구 또는 바코드 등을 표시할 수 있다.

2. 수신란에는 다음 각 목과 같이 표시한다.

가. 수신자가 없는 내부결재문서인 경우에는 "내부결재"로 표시한다.

나. 수신자가 있는 경우에는 수신자명을 표시하고, 그 다음에 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관을 표시하되, 보조기관이나 보좌기관이 분명하지 아니한 경우에는 ○○○○○○○실·팀장 등으로 쓸 수 있다. 다만, 수신자가 여럿인 경우에는 두문의 수신란에 "수신자 참조"라고 표시하고 제1항에 따른 결문의 발신 명의 다음 줄에 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시할 수 있다.

③ 본문은 제목, 내용 및 붙임(문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에만 해당한다)으로 구성하되, 다음 각 호에 따라 작성한다.

1. 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시한다.

2. 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 일괄기안 등을 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하지 아니한다.

3. 문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에는 본문의 내용이 끝난 줄 다음에 "붙임" 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 적되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우에는 제7조제7항에 따라 항목을 구분하여 표시하여야 한다.

4. 본문의 마지막에는 다음 각 목과 같이 "끝" 표시 등을 한다.

가. 본문의 내용(본문에 붙임이 있는 경우에는 붙임을 말한다)의 마지막 글자에서 한 글자 띄우고 "끝" 표시를 한다. 다만, 본문의 내용이나 붙임에 적은 사항이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 "끝" 표시를 한다.

나. 제가목에도 불구하고, 본문의 내용이 표 형식으로 끝나는 경우에는 표의 마지막 칸까지 작성되면 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자를 띄운 후 "끝" 표시를 하고, 표의 중간까지만 작성된 경우에는 "끝" 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 "이하 빈칸"으로 표시한다.

④ 결문은 다음 각 호의 사항으로 구성한다.

1. 발신 명의

2. 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위나 직급 및 서명(전자이미지서명과 전자문자서명을 포함한다. 이하 같다)

3. 「기록관 운영에 관한 규정」 제8조에 따른 생산등록번호 및 접수등록번호, 시행일 및 접수일

4. 평가원의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·팩스번호, 기안자의 전자우편주소와 공개 구분

 제10조(일괄기안) 기안하려는 여러 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 문서의 내용을 하나의 기안문으로 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 없으면 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 날짜로 시행하여야 한다.

 제11조(수정기안) 수신한 종이문서를 수정하여 기안하는 경우에는 수신한 문서와 색깔이 다른 글자로 수정하는 방법으로 할 수 있다.

 제12조(기안생략) 제 증명 교부 및 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계대장에 기입하여 처리할 수 있다.

 제13조(문서의 검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 부서장, 실(부)장의 검토를 받아야 한다. 다만, 부서장, 실(부)장이 출장 등의 사유로 검토할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 적어야 한다.

② 기안문의 내용이 평가원 내의 다른 부서 또는 실(부)의 업무와 관련이 있을 때에는 그 부서 또는 실(부)의 협조를 받아야 한다.

③ 부서장 또는 실(부)장이 제1항에 따라 기안문을 검토하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문을 직접 수정하거나 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

④ 부서 또는 실(부)이 제2항에 따라 협조하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

 제14조(문서의 결재) ① 문서는 원장의 결재를 받아야 한다. 다만, 부서장 또는 실(부)장의 명의로 발신하는 문서는 그 부서장 또는 실(부)장의 결재를 받아야 한다.

② 원장은 업무의 내용에 따라 부서장 또는 실(부)장이나 해당 업무를 담당하는 직원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결 사항은 「위임전결규칙」으로 정한다.

③ 제1항이나 제2항에 따라 결재할 수 있는 사람이 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 사람이 대결하고 내용이 중요한 문서는 사후에 보고하여야 한다.

④ 결재권자의 서명란에는 서명날짜를 함께 표시한다.

⑤ 제2항에 따라 위임전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 서명하여야 한다.

⑥ 제3항에 따라 대결(代決)하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하되, 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 대결하는 사람의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 한다.

⑦ 제5항과 제6항의 경우에는 서명 또는 "전결" 표시를 하지 아니하는 사람의 서명란은 만들지 아니한다.

 제15조(문서의 등록 등) ① 문서를 생산(제6조제1항에 따라 문서가 성립된 경우를 말한다. 이하 같다)하였을 때에는 지체 없이 「기록관 운영에 관한 규정」 제8조에 따라 생산등록번호를 부여하고 등록하여야 한다.

② 공고문서에는 생산등록번호 외에 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 부여한다.

 제16조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 가운데 발신하여야 하는 문서는 [별지 1]서식에 따라 시행문으로 작성하여 발신하되, 그 구성에 관하여는 제9조에 따른다.

② 시행문의 수신자가 여럿인 경우 그 수신자 전체를 함께 표시하여 시행문을 작성·시행할 수 있다. 다만, 수신자의 개인정보 보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 작성·시행하여야 한다.

③ 원장이 소속 직원 또는 소속 부서에 발신하는 시행문이나 부서 또는 실(부) 상호간에 발신하는 시행문 중에서 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 시행문은 전자문서시스템의 전자게시판이나 평가원의 홈페이지 등에 게시된 때에 시행된 것으로 본다.

1. 단순한 업무에 관한 지시

2. 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항 등

 제17조(발신 명의) ① 문서의 발신 명의는 원장으로 한다.

② 제1항에도 불구하고 평가원 내의 부서 또는 실(부) 상호간에 발신하는 문서는 해당 부서 또는 실(부)의 명의로 한다.

③ 발신할 필요가 없는 내부결재문서는 발신 명의를 표시하지 아니한다.

④ 원장의 권한을 대행하거나 직무를 대리하는 사람이 발신 명의와 함께 본인의 성명을 적는 경우에는 다음 예시와 같이 "권한대행" 또는 "직무대리"의 표시를 하고 그 직위를 적어야 한다.

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 제18조(직인날인 또는 서명) ① 원장의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 직인(전자이미지직인을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)을 찍는다. 이 경우 원장이 직인의 날인(捺印)을 갈음하여 서명(전자문자서명은 제외한다)을 할 수도 있다.

② 임용장, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서에는 직인 및 계인을 날인한다.

③ 평가원 내의 부서 또는 실(부) 상호 간에 발신하는 문서의 발신 명의에는 부서장 또는 실(부)장이 서명을 한다.

④ 제1항 및 제2항에 따라 직인을 찍는 경우에는 발신 명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데에 오도록 하고, 서명하는 경우에는 발신 명의 표시의 마지막 글자 위에 서명하여야 한다.

⑤ 제2항에 따라 계인을 날인하는 경우에는 발행하는 문서 또는 증명서의 중앙상단과 발행·증명대장의 해당란을 접하여 간인하는 방법으로 날인한다.

⑥ 부서장이나 실(부)장의 직무를 대리하는 사람이 제2항에 따라 부서장이나 실(부)장의 발신 명의에 서명을 하는 경우에는 서명 앞에 "직무대리"의 표시를 하여야 한다.

⑦ 단순 업무처리에 관한 지시문서와 부서 또는 실(부) 상호간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서에는 발신 명의 표시의 오른쪽에 [별표 1]에 따른 관인생략이나 서명생략 표시를 하고 직인날인 또는 서명을 생략할 수 있다.

⑧ 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하거나 알리는 문서에는 직인의 날인을 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 직인의 실제 규격보다 축소하여 인쇄할 수 있다.

⑨ 제8항에 따라 직인의 인영을 인쇄하여 사용하려면 미리 직인을 관리하는 부서의 장과 협의하고 원장의 승인을 받아야 한다.

⑩ 제8항에 따라 직인의 인영을 인쇄하여 사용하는 경우에는 다른 특별한 규정이 없으면 [별지3]의 직인인쇄용지 관리대장을 갖추어 두고 직인의 인영을 인쇄하여 사용한 내용을 기록하고 유지하여야 한다.

 제19조(문서의 발신) ① 문서는 직접 처리하여야 할 기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다.

② 문서는 처리부서에서 발송하되, 제18조에 따라 직인을 찍는 문서인 경우로서 전자문서인 경우에는 처리부서의 기안자나 문서의 수신·발신업무를 담당하는 사람이 전자이미지직인을 찍고, 종이문서인 경우에는 직인을 관리하는 사람이 직인을 찍는다.

③ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 문서를 생산한 처리부서의 장의 승인을 받아 이미 발신한 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 다시 발신할 수 있다.

1. 결재권자나 해당 문서를 생산한 처리부서의 장의 지시가 있는 경우

2. 수신자의 명칭이 변경된 경우

3. 착오로 인하여 수신자를 누락하였거나 잘못 지정한 경우

4. 해당 업무와 관련된 기관의 요청이 있는 경우

④ 제3항에 따라 수신자의 변경이나 추가를 승인한 처리부서의 장은 승인날짜를 전자문서시스템으로 관리하여야 한다. 다만, 종이문서인 경우에는 기안문의 결재권자 서명란 오른쪽 여백에 서명을 하고 승인날짜를 적는 방법으로 표시하여야 한다.

 제20조(문서의 발신방법 등) ① 문서는 정보통신망을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 한다.

② 제1항에 따라 전자문서시스템을 이용하여 정보통신망으로 문서를 발신하거나 수신하였을 때에는 그 발신 또는 수신 기록을 전자적으로 관리하여야 한다.

③ 제1항에도 불구하고 업무의 성질상 제1항에 따른 발신방법이 적절하지 아니하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 인편·우편·팩스·평가원의 홈페이지나 평가원이 직원에게 부여한 전자우편주소를 이용하여 문서를 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 등기우편이나 그 밖에 발신 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신하여야 한다.

④ 제3항에 따라 인편·우편·팩스·평가원의 홈페이지나 평가원이 직원에게 부여한 전자우편주소를 이용하여 문서를 발신한 때에는 인계·인수서 등 그 발신기록을 증명할 수 있는 관계 서류를 기안문과 함께 보존하여야 한다.

⑤ 원장은 문서를 수신·발신하는 경우에 문서의 보안 유지와 위조, 변조, 분실, 훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 마련하여야 한다.

⑥ 결재권자는 비밀사항이거나 누설되면 국가안전보장, 질서유지, 경제안정, 그 밖의 국가이익을 해칠 우려가 있는 내용의 문서를 결재할 때에는 그 문서 내용의 암호화 등 보안 유지가 가능한 발신방법을 지정하여야 한다.

⑦ 제6항에 따른 문서 중 비밀로 분류된 문서는 수신자의 응답이 있는 경우에만 발신하여야 하며, 문서의 제목 다음이나 본문의 "끝" 표시 또는 "이하 빈칸" 표시 다음에 따옴표("")를 하고 그 안에 비밀등급을 표시하여 발신하여야 한다.

 제21조(결재 받은 문서의 수정) 결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다. 다만, 종이문서의 경우로서 삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고, 삭제하거나 수정한 사람이 그 곳에 서명이나 날인을 하여야 한다.

 제22조(문서의 접수·처리) ① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수일시와 「기록관 운영에 관한 규정」 제8조에 따른 접수등록번호를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 특별한 사유가 없으면 접수한 문서의 오른 쪽 위 여백에 [별표2]에 따른 접수인을 찍고, 접수일시와 접수등록번호를 적는다.

② 제1항에도 불구하고 문서부서에서 받은 문서는 문서부서에서 접수일시를 전자적으로 표시하거나 적고 지체 없이 처리부서에 배부하여야 한다. 이 경우 처리부서는 배부 받은 문서에 접수등록번호를 표시하거나 적는다.

③ 문서의 접수 및 배부 경로에 관한 정보는 「기록관 운영에 관한 규정」 제8조에 따른 등록정보로 관리하여야 한다.

④ 처리부서에서 문서 수신·발신 업무를 담당하는 사람은 접수한 문서를 처리담당자에게 인계하여야 하고, 처리담당자는 제24조에서 정하는 문서인 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 이 경우 전자문서를 공람하였다는 기록이 전자문서시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

⑤ 둘 이상의 부서 또는 실(부)과 관련 있는 문서의 경우에는 관련성이 가장 높은 부서 또는 실(부)이 제1항에 따른 처리부서로서 문서를 접수한다.

⑥ 제5항에 따라 문서를 접수한 처리부서는 문서와 관련이 있는 다른 부서 또는 실(부)에 접수한 문서의 내용을 통보하여야 한다.

⑦ 평가원의 홈페이지나 평가원이 부여한 직원의 전자우편주소 등 정보통신망을 이용하여 받은 문서는 제1항부터 제6항까지의 규정에 따라 처리한다. 이 경우 해당 문서에 대한 위조·변조 방지 조치 등으로 인하여 접수일시와 접수등록번호를 표시할 수 없으면 그 문서에 표시하지 아니할 수 있고 발신자의 주소와 성명 등이 불분명할 때에는 접수하지 아니할 수 있다.

⑧ 감열기록방식의 팩스로 보존기간이 3년 이상인 문서를 수신하였을 때에는 그 문서를 복사하여 접수하여야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기한다.

 제23조(문서의 반송 및 재배부) ① 원장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있으면 그 문서의 생산등록번호, 시행일, 제목 및 반송사유를 구체적으로 밝혀 발신한 기관의 장에게 반송할 수 있다.

② 원장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우에는 그 문서를 지체 없이 소관 기관의 장에게 이송하여야 한다.

③ 처리부서에서 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 접수한 경우에는 지체 없이 문서부서로 보내야 하며, 문서부서로부터 배부받은 문서의 경우에는 재배부 요청을 하여야 한다. 이 경우 문서부서는 그 문서를 즉시 소관 처리부서로 재배부하여야 한다.

 제24조(공람할 문서) ① 문서의 처리담당자는 다음 각 호의 문서를 공람하여야 한다. 다만, 통계·설문조사 등을 위하여 각 기관으로부터 취합하는 문서는 제외한다.

1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 부서 또는 실(부) 간의 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 미리 검토할 필요가 있는 문서

5. 그 밖에 직원의 신상, 교육·훈련 등과 관련하여 직원이 알아야 할 필요가 있는 문서

② 제1항에 따라 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한과 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하면 조직에 관한 규정에 따라 업무분장된 담당자 외에 그 문서의 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

 제25조(문서의 쪽 번호 등 표시) ① 2장 이상으로 이루어진 문서가 제1호 각 목의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제2호 각 목의 구분에 따라 쪽 번호 또는 발급번호를 표시하거나 간인(間印) 등을 할 수 있다.

1. 대상 문서

가. 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

나. 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서

다. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

2. 표시 방법

가. 전자문서인 경우: 전자적 방법으로 쪽 번호 또는 발급번호를 표시할 수 있다.

나. 종이문서인 경우: 직인 관리자가 직인을 이용하여 간인한다. 다만, 민원서류나 그 밖에 필요하다고 인정하는 종이문서에는 간인을 갈음하여 천공(穿孔)방식으로 표시할 수 있다.

② 제1항제2호가목에 따라 전자문서에는 다음 각 호의 구분에 따라 쪽 번호 또는 발급번호를 표시할 수 있다.

1. 각종 증명발급에 관한 문서를 제외한 문서에는 문서의 중앙 하단에 쪽 번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서에는 해당 문건의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시할 수 있다.

2. 각종 증명발급에 관한 문서에는 해당 문서의 왼쪽 하단에 발급번호를 표시하되, 다음 예시와 같이 표시할 수 있다.(예시) 단말번호-출력연월일/시·분·초-발급일련번호-쪽번호

③ 제1항제2호나목 본문에 따라 종이문서에 간인하는 경우에는 문서의 앞장 반을 접어 앞장과 뒷장을 접속하여 직인을 날인한다.

④ 제1항제2호나목 단서에 따라 간인사무의 효율화를 위하여 천공하는 경우에는 문서의 첫장부터 끝장까지 [별표3]의 "천공방식에 의한 간인"을 문서 하단부분에 천공하는 방법으로 표시한다. 다만, 문서의 분량이 과다하여 한 번에 천공이 불가능할 때에는 문서를 나누어 천공할 수 있으며, 그 나누어진 문서 중 앞 부분의 끝장과 뒷 부분의 앞장은 중복해서 날인하여 문서의 전후관계가 유지되도록 한다.

 제26조(외국어로 된 문서 등에 대한 특례) 외국어로 된 문서에는 제7조, 제17조, 제18조, 제21조 및 제25조를 적용하지 아니할 수 있다.

 제27조(업무전산화시스템) ① 원장은 업무처리 과정을 효율적으로 운영하기 위하여 업무전산화시스템을 구축·운영할 수 있다.

② 업무전산화시스템 구축 및 운영에 관한 세부 사항은 원장이 별도로 정한다.

       제2절 업무전산화시스템의 구축·운영

 제28조(업무전산화시스템과 전자문서시스템 간의 연계·운영) 원장은 효율적인 업무수행을 위하여 업무전산화시스템을 전자문서시스템과 연계하여 운영하여야 한다. 다만, 업무의 성질상 연계하여 운영하는 것이 적합하지 아니하거나 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

       제3절 서식의 제정 및 활용

 제29조(서식의 제정) 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 없으면 서식으로 정하여 사용한다.

 제30조(서식 제정 방법) ① 다음 각 호의 서식은 규정 또는 규칙으로 정하여야 한다. 다만, 규정 또는 규칙에서 지침 등으로 정하도록 한 경우와 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 지침 등으로 정할 수 있다.

1. 민원에 관계되는 서식

2. 평가원에서 공통적으로 사용하는 서식 중 중요한 서식

② 제1항에 따른 서식 외의 서식은 지침 등으로 정할 수 있다.

 제31조(서식 설계의 일반 원칙) ① 서식은 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 적어 넣을 칸의 크기 등을 균형 있게 조절하여 서식에 적을 사항을 쉽게 알 수 있도록 하여야 한다.

② 서식에는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하고, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다.

③ 서식은 특별한 사유가 없으면 별도의 기안문과 시행문을 작성하지 아니하고 그 서식 자체를 기안문과 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호·접수등록번호·수신자·시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어야 한다.

④ 규정·규칙·지침 등에서 서식에 날인하여야 한다고 정하고 있지 아니하면 서명이나 날인을 선택할 수 있도록 하여야 한다.

⑤ 서식에는 가능하면 평가원의 로고·상징·마크·홍보문구 등을 표시하여 평가원의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

⑥ 민원서식에는 민원인의 편의를 도모하기 위하여 그 민원업무의 처리흐름도, 처리기간, 전자적 처리가 가능한지 등을 표시하여야 하며, 음성정보나 영상정보 등을 수록하거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다.

⑦ 제1항부터 제6항까지에서 규정한 사항 외에 서식 설계에 관한 세부 기준은 [별표2]와 같이 정한다.

 제32조(서식의 승인 등) ① 처리부서에서 규정이나 규칙으로 서식을 제정하려는 경우에는 문서부서의 부서장 승인을 받아야 하며, 규정이나 규칙으로 규정된 서식을 변경하려는 경우에는 제31조에 따른 원칙과 기준에 따라 처리 부서에서 자체 심사를 하여야 한다.

② 제1항에 따라 승인된 서식을 업무전산화시스템, 전자문서시스템 등에서 그대로 사용할 수 없는 경우에는 서식의 주요 내용을 변경하지 아니하는 범위에서 기재항목 또는 형식 등을 변경할 수 있고, 필요한 경우에는 단순히 자구, 활자크기 등을 변경하여 사용할 수 있다. 이 경우 제1항에도 불구하고 사후통보로 승인을 갈음할 수 있다.

③ 문서부서의 승인을 받아 제정한 서식을 처리부서에서 폐지하였을 때에는 지체없이 문서부서에 그 사실을 통보하여야 한다.

④ 처리부서에서 소관 업무의 수행을 위하여 필요한 서식을 지침 등으로 정할 경우에는 별도의 승인 없이 정할 수 있다.

 제33조(서식 승인의 신청) ① 처리부서에서 제32조에 따라 서식 제정의 승인신청을 하는 때에는 서식 목록과 서식 초안을 첨부하여야 한다.

② 둘 이상 부서의 업무에 관계되는 서식은 관계 부서 간의 사전 협의를 거쳐 승인을 신청하여야 한다.

③ 제1항 또는 제2항에 따라 서식을 승인한 문서부서는 서식목록과 승인서식안을 그 서식의 승인을 신청한 처리부서에 통보하여야 한다.

 제34조(직인의 종류 및 비치) ① 평가원에서 사용하는 직인은 다음 각 호와 같다.

1. 법인인감 : 인감증명법에 따라 신고한 인감으로서 원장의 명의로 발신하거나 교부하는 문서에 사용하는 평가원장의 직인

2. 계인(契印) : 원본 문서를 확인하기 위하여 임용장, 상장 및 각종 증명서류와 발급 대장을 연결하여 찍는 직인

3. 사용인감 : 계약 체결 등 원외에서 직인을 날인해야 하는 경우 법인인감을 대신하여 사용하는 직인 (증빙서류로서 사용인감계 및 법인인감증명서를 요함)

4. 회계 또는 재무, 증표발행에 관한 사무를 담당하는 직원의 인

5. 민원업무 등 특수업무를 처리하기 위한 직인

② 평가원은 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지직인을 가진다.

③ 직인의 비치 및 관리에 관한 책임은 운영지원부장에게 있다. 다만, 제1항 제4호 및 제5호의 규정에 의한 직인은 원장의 승인을 얻어 처리부서에서 비치 및 관리할 수 있으며, 이 경우 해당 직인의 날인 및 통제 등의 책임은 그 직인을 관리하는 처리부서장에게 있다.  <개정 2017. 12. 29.>

④ 직인은 인장함에 비치하여야 하며, 비상사태시는 우선적으로 반출하여야 한다.

       제4절 직인의 관리

 제35조(직인의 내용) ① 직인의 글자는 한글로 하여 가로로 새기되, 쉽고 간명하게 알아볼 수 있도록 하여야 한다. 다만, 제34조제1항제2호의 계인은 세로로 새길 수 있다.

② 제34조제1항 각 호의 특수한 업무 처리에 사용하는 직인은 그 업무의 집행 목적에만 사용되는 것임을 그 직인의 인면(직인 중 글자가 새겨져 있는 부분을 말한다)에 표시하여야 한다.

 제36조(직인의 규격) 직인의 규격, 인영문자의 내용 및 형태는 [별표3]과 같다.

 제37조(직인의 등록) ① 직인은 원장의 승인을 얻어 문서부서에서 이를 등록한다.

② 제34조제1항제4호 및 제5호의 직인을 등록하고자 하는 처리부서장은 등록하고자 하는 직인을 새긴 후, [별지4]의 양식에 의하여 문서부서에 등록신청을 하여야 한다.

③ 제1항에 의거 직인을 등록하는 때에는 직인의 인영을 [별지5]의 직인대장에 등록하여 관리하여야 한다.

④ 제34조제2항의 전자이미지직인의 인영은 [별지6]의 전자이미지직인대장에 등록하여 관리하여야 한다. 이 경우 전자이미지직인의 컴퓨터파일은 정보화 담당 부서에서 관리하여야 한다.

⑤ 제3항 또는 제4항에 따라 등록하지 아니한 직인은 사용할 수 없다.

⑥ 원장은 직인을 위조·변조하거나 부정하게 사용하지 못하도록 필요한 조치를 하여야 한다.

⑦ 원장은 제34조 제1항의 법인인감은 문서부서에서 인감증명법에 따라 증명청에 신고하여야 하며, 처리부서 등에서 법인인감증명서를 발급받고자 하는 경우에는 [별지7]의 인감증명서 발급신청서를 문서부서에 제출하여야 한다.

 제38조(재등록 및 폐기) ① 직인의 분실, 마멸, 그 밖의 사유로 직인을 재등록하거나 폐기할 때에는 [별지5]의 직인대장에 갱신한 직인의 인영 또는 폐기하려는 직인의 인영을 등록하여 관리하여야 한다.

② 제34조 제1항 제3호 및 제4호의 직인을 재등록 또는 폐기하고자 하는 처리부서장은 [별지4]의 양식에 의하여 문서 부서에 재등록·폐기신청을 하여야 한다.

③ 제1항에 따라 직인을 폐기할 때에는 직인대장에 직인 폐기일과 폐기 사유 등을 적고, 그 직인을 제39조에 따른 직인폐기 공고문과 함께 기록관에 이관하여야 한다. 이 경우 기록관은 폐기된 직인이 사용되거나 유출되지 아니하도록 하여야 한다.

④ 제1항에 따라 직인을 폐기하거나 재등록한 경우 즉시 사용 중인 전자이미지직인을 삭제하고, 재등록한 직인의 인영을 전자이미지직인으로 재등록하여 사용하여야 한다.

⑤ 사용 중인 전자이미지직인의 인영의 원형이 제대로 표시되지 아니하는 경우 전자이미지직인을 재등록하여 사용하여야 한다.

⑥ 제4항과 제5항에 따라 전자이미지직인을 폐기하거나 재등록하는 경우에는 [별지6]의 전자이미지직인대장에 폐기하려는 전자이미지직인 또는 재등록하려는 전자이미지직인을 등록하여 관리하여야 한다.

 제39조(공고) 직인을 등록 또는 재등록하거나 폐기하였을 때에는 다음 사항을 포함하여 원내 홈페이지 게시판에 공고하여야 한다.

1. 직인의 등록·재등록 또는 폐기 사유

2. 등록·재등록 직인의 최초 사용 연월일 또는 폐기 직인의 폐기 연월일

3. 등록·재등록 또는 폐기 직인의 이름 및 인영

 제40조(직인의 날인기록) ① 직인을 날인한 경우에는 [별지8]의 문서직인날인기록부에, 계인을 날인한 경우에는 제증명발급대장 등에 날인 사실을 기록·유지하여야 한다.

② 전자문서시스템을 통해 직인을 날인한 경우 직인날인기록부는 전자문서시스템 상의 기록물등록대장으로 대신한다.

③ 사용인감을 반출하여 사용하고자 하는 경우에는 [별지9]의 사용인감 반출 신청서와 [별지7]의 인감증명서 발급신청서를 문서부서에 제출하여야 한다.

④ 제3항의 신청에 의하여 문서부서에서 사용인감을 제공할 때에는 [별지10]의 사용인감계를 함께 제공하여야 한다.

       제3장 행정업무의 관리

 제41조(부서 간 업무협조) ① 평가원 내 업무 소관부서는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 업무를 수행하려면 해당 업무와 관련된 부서의 업무협조를 받아야 한다. 이 경우 업무협조를 요청받은 부서는 그 업무가 효율적으로 수행되도록 적극 협조하여야 한다.

1. 부서 간 협업이 필요한 업무

2. 다른 부서의 행정지원을 필요로 하는 업무

3. 다른 부서의 인가·승인 등을 거쳐야 하는 업무

4. 그 밖에 다른 부서의 협의·동의 및 의견조회 등이 필요한 업무

② 업무협조를 요청하는 경우에는 그 취지와 추진계획 등 그 업무협조 사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계 자료를 함께 보내야 하며, 업무협조 내용과 그 처리 및 회신에 필요한 기간 등을 고려하여 적절한 처리기간을 정하여야 한다.

 제42조(전자적 협업지원시스템의 구축·운영) 원장은 제41조에 따른 부서 간 업무협조가 원활하게 수행되도록 실시간 의사소통이 가능하고 공동작업 및 실적관리가 필요한 업무를 등록·관리할 수 있는 전자적 협업지원시스템(이하 "협업시스템"이라 한다)을 구축·운영할 수 있다.

 제43조(협업조직의 설치) 원장은 다수의 부서가 수행하는 사무의 목적, 대상 등이 유사하거나 연관성이 높은 경우에는 관련 기능, 업무처리절차 등을 연계·통합하거나 시설·인력 등을 공동으로 활용하는 등 협력하여 업무를 수행하는 조직(이하 "협업조직"이라 한다)을 설치·운영할 수 있다.

 제44조(업무의 인계·인수) ① 조직개편, 인사발령 또는 업무분장 조정 등의 사유로 직원이 그 직무를 떠나게 되었을 때에는 「복무규칙」 제18조에 따라 업무인계·인수서를 작성하고, 후임자에게 업무를 인계하여야 한다.

② 후임자가 정해지지 아니한 경우와 그 밖의 특별한 사유로 후임자에게 업무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 사람에게 인계하고, 그 직무를 대리하는 사람은 후임자가 업무를 인수할 수 있게 되었을 때에 즉시 인계하여야 한다.

 제45조(업무편람의 작성·활용) ① 평가원에서 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 업무는 그 업무의 처리가 표준화·전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용할 수 있다.

② 업무편람은 다음 각 호의 구분에 따라 행정편람과 직무편람으로 구분한다.

1. 행정편람: 업무처리 절차와 기준, 장비운용 방법, 그 밖의 일상적 근무규칙 등에 관하여 각 업무담당자에게 필요한 지침·기준 또는 지식을 제공하는 업무지도서 또는 업무참고서 등

2. 직무편람: 「사무분장규정」에 따라 분장하는 단위업무에 대한 업무계획, 업무현황 및 그 밖의 참고자료 등을 체계적으로 정리한 업무 자료철 등

 제46조(행정업무 운영에 관한 교육) 원장은 직원에 대하여 매년 1회 이상 행정업무의 효율성 증진을 위한 교육을 시행할 수 있다.

       제4장 보칙

 제47조(문서 미등록자 등에 대한 조치) 원장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 직원에게 징계나 그 밖에 필요한 조치를 할 수 있다.

1. 결재받은 문서를 등록하지 아니한 사람

2. 제14조제2항에 따라 「위임전결규칙」으로 정한 결재권자를 상향 또는 하향 조정하여 기안하거나 검토·결재를 한 사람

3. 직인을 부당하게 사용한 사람

4. 업무협조 지연의 책임이 있는 사람

5. 업무수행 이외의 목적으로 업무전산화시스템이나 전자문서시스템을 이용한 사람


부칙  부      칙 <제9999호,  2016.5.31.>

제1조(시행일) 이 규정은 원장이 결정한 날부터 시행한다.

제2조(다른 원규의 폐지) 다음의 원규는 이를 폐지한다.

1. 문서관리규칙

2. 직인관리규칙

부칙  부      칙 <제9999호,  2017.12.29.>

제1조(시행일) 이 규정은 2018년 1월 1일부터 시행한다.